參展方案即參展商參加展覽會的參展計劃書。參加展覽會不是簡單地派幾個人帶著展品和樣本去展館展是企業(yè)的產(chǎn)品，而應該看作是一個涉及面很廣的復雜工程項目，因而制定詳細的參展計劃就顯得十分重要，一個好的參展計劃是在一定的投入下取得最大參展效益的基礎(chǔ)。參展計劃應該包括在企業(yè)的年度工作計劃中，統(tǒng)籌安排。參展計劃一般包括：展出目標，確定參加展覽會的目的或預期達到的目標。選擇展會，根據(jù)展出目標確定要參加的一個或數(shù)個展覽會。展出重點，確定所參加的展覽會所要宣傳或展覽的重點項目。相關(guān)活動，確定在展會期間開展的各種活動。時限要求，按展覽會的時間確定各項工作的起止時間。人員安排，指定參展項目的管理人員、工作人員以及各自的分工責任。資金計劃，安排全年度用于展覽會的資金使用計劃。籌備工作，確定與所參加展覽會配套的資料準備、展品制作、運輸?shù)绕渌ぷ鳌！?/p>
展出目標是企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展的需要和市場環(huán)境，通過參加展覽會預期達到的經(jīng)營或銷售目標，是為企業(yè)總體經(jīng)營目標服務的。企業(yè)參加展覽會的主要目的可以歸納為：產(chǎn)品和行業(yè)的市場調(diào)研、宣傳企業(yè)的新產(chǎn)品和新技術(shù)、聯(lián)系客戶和銷售網(wǎng)絡、技術(shù)和業(yè)務交流、建立或增強企業(yè)商業(yè)形象、擴大貿(mào)易機會等幾種，企業(yè)應按照總體經(jīng)營目標根據(jù)不同的發(fā)展階段和市場情況來確定展出目標。展出目標可以制定成一些量化指標，使展出目標具體化和便于操作。
在年度參展計劃的指導下，針對每一個要參加的展覽會要制訂出詳細的參展方案。參展方案中除了年度計劃中的相應內(nèi)容以外，還應包括主題、標志、色彩、文字、照片、圖片、展品、布局等針對展覽會的具體要求，以及對指定的展位設計和施工公司提出的要求。
參展方案格式 XX公司參展方案
一，前言：
二，參展時間：2006年日日 （應提前三天安排布展工作）
三，地點：
四，人員：
五，參展背景分析：
1，大會分析：
專業(yè)性；
品牌性；
權(quán)威性；
國際性；
2，參展商構(gòu)成：
3，與會者分析：
A，競爭對手：AA、AA等
�。ǜ偁帉κ謪⒄沟闹黝}，參展的規(guī)模，內(nèi)容，以及目的。針對競爭對手，進行參展策劃調(diào)整。）
B，媒體；
C，世界各地渠道商；
D，其他單位及人員；
五，參展目的：
1.渠道拓展；
A，現(xiàn)有渠道分析：
基于AA的渠道要求重新建立，目前公司AAAA家代理商也就意味著不包括在內(nèi)。借全國各地渠道商匯集于此的機會，開拓AA渠道銷售，進行全國范圍內(nèi)渠道的建立和產(chǎn)品推廣。
渠道特點：
1）AA大會匯集了來自全國各地的渠道商，具有地域性廣的特點，可以很好的拓展全國代理機構(gòu)；
2）與會者基本上屬于AA行業(yè)，具備很高的行業(yè)性，招商對象十分明確；
3）產(chǎn)品的優(yōu)勢性：展會主題為“創(chuàng)新營銷方法?拓展市場渠道?構(gòu)建代理體系”，其中營銷方式中，AA具有融合了其他AA優(yōu)勢的特點，且“物美價廉”，有助于渠道的拓展；
2.公司品牌宣傳；
可以通過AA大會很好的傳達這一品牌新形象。
3.終端客戶拓展；
終端客戶的拓展是一個參展的一個小收獲，現(xiàn)場進行演示。
4.新產(chǎn)品（AA）推向市場的造勢和推廣；
此次大會，眾多公司不遺余力的推出新產(chǎn)品以吸引投資商或者渠道商，進而開拓產(chǎn)品市場，通過此次大會，可以很好的將產(chǎn)品品牌進行市場推廣，為以后的渠道拓展預熱。
5，對市場的信息動態(tài)、國家政策、市場需求的深度把握。
AA行業(yè)大盛會，信息匯集之處，不僅可以收集很多競爭對手信息，更能了解到市場最新動態(tài)，通過與各地域不同的渠道商交流，能了解全國各地不同的市場需求。
六，參展安排：
展前：
A,展臺準備：
1，參展主題的確定 ；（待定）
2，展位的確定；
3，展位的布置； （略）
包括：物料準備；展臺總體設計（不僅要恢弘大氣，更要體現(xiàn)新穎和創(chuàng)意）；
B,代理商邀請及策略：
1，由渠道人員提前通過發(fā)送邀請函的方法約好意向代理商參加展會，
2，準備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給代理商，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。
3，制作印有公司標志和名稱的掛繩于現(xiàn)場免費派發(fā)給參觀者，由于這些掛繩通常都制作精美，所以大部分參觀者得到這些掛繩后都很樂意換在自己的入場證上，參觀者佩帶著這些醒目的掛繩在場內(nèi)走動，等于許多流動的廣告牌在免費為我們公司作宣傳。
4，代理商參會可以參加抽獎獲得數(shù)碼攝像機和手機等獎品。
展中：
產(chǎn)品促銷活動：
A，促銷政策的實施，當場簽訂代理合作的代理商給予一定的優(yōu)惠（待確定）
B，當場簽訂的代理商可以按條件獲得MP3,攝像機，數(shù)碼相機等贈品；
媒體報道：
2，公司網(wǎng)站進行同步報道；
3, 深圳、北京等媒體報道；
4，網(wǎng)站各大論壇/BBS/博客的宣傳；
5，其他活動策劃
展后：
1，代理商的追蹤跟進。
2，這時的宣傳主要是針對展會所洽談的代理商的跟蹤追訪，把在展會上的火熱場面刻成光盤，進行形象整合，再包裝。
3，網(wǎng)站的后續(xù)報道；
參展物料：
1、宣傳資料：
A、代理商邀請函；
B、公司簡介；
C、公司廣告服；
D、產(chǎn)品宣傳冊；
E、海報；
F、贈品；
2、洽談資料：
A、名片
B、相關(guān)合同書
4、服務資料：
A、客戶資料統(tǒng)計表
B、嘉賓簽到簿
C、名片夾：一是放置本公司工作人員的名片，另外是放置嘉賓名片。
效果預測：
1，AA的渠道將首次開拓，產(chǎn)品開始進入市場，渠道框架的初步構(gòu)成；
2，公司新名稱借此平臺得到很好的宣傳，公司新形象的推廣。
3，AA品牌得到初步的建立和推廣，在一個高的平臺提高了品牌的美譽度。
4，部分終端客戶的簽單；獲得第一步的客戶使用資料，為以后市場推廣提供第一手資料。
參展預算（略）
1，參展費用
2、展示廳的搭建費
3、宣傳物品的制作費用
4、相關(guān)禮品的準備
5、媒體費用
6、參展人員的住宿飲食費用．
注意事項：
1、展示期間關(guān)注筆記本擺放和演示，防止被人偷竊
2、關(guān)注被邀請代理商的行蹤，何時到達并及時接待
3、在展會期間，參展工作人員不能在現(xiàn)場吃東西，要體現(xiàn)出一個國際品牌的水準要求來，保持展廳干凈整潔。
4、每天閉館后要及時開總結(jié)會，總結(jié)一天的工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，整理代理意向書，重要的大客戶盡量當天晚上就約見。
5、參展工作人員衣著要統(tǒng)一，體現(xiàn)出公司的良好的精神面貌，和國際品牌的操作要求。
6、去AA前列出物品清單，來去依照物品清單整理東西，防止遺漏。
參展企業(yè)展會前準備及注意事項
�。ㄒ唬┟鞔_參展目標
參展目標的制定要配合企業(yè)整體的市場策略，具有實際性和可衡量性。一般來說，企業(yè)參展主要會有以下幾個目標：新產(chǎn)品宣傳推廣；融洽客戶關(guān)系，維持與老客戶的接觸；接觸更多的潛在客戶和行業(yè)人士，認識實力強大的買家；企業(yè)形象宣傳，產(chǎn)品品牌提升；收集市場信息，進行實地調(diào)研；找到新的市場推銷思路；每次參展的目標不會是單一的，根據(jù)各自的實際情況都會有所側(cè)重。明確的參展目標是展會營銷成功的關(guān)鍵，后續(xù)的工作都是圍繞著參展目標展開的。
（二）研究并選擇展覽會
每年，各地同一題材的主題展會都有不少，其內(nèi)容、規(guī)模、功能都會有所差別。到底選擇參加哪些展會，則要結(jié)合參展目標，根據(jù)公司的市場策略，具體分析、認真選擇。
研究行業(yè)動向，了解行業(yè)相關(guān)的公司?行業(yè)協(xié)會和行業(yè)雜志都參加了哪些重要的展會，擬定出可能參加的展覽會名單。與各展會經(jīng)理洽談，了解前幾屆展會的觀眾數(shù)量?職業(yè)分布、地理分布和交易類別；了解往屆參展商的數(shù)量，有哪些知名企業(yè)參展及其參展力度。同時，應盡可能要求展會經(jīng)理寄上一份詳細的招展說明和往屆展會的分析報告，從中判斷各展會的質(zhì)量和特色。
比較各展會舉辦的時間、地點和展位費用。這些與企業(yè)的整體市場計劃是緊密聯(lián)系在一起的。展會舉辦的時間、地點的不同，就會導致企業(yè)參加展會的側(cè)重目標有所不同。例如，參加一個在企業(yè)業(yè)務尚未開拓的區(qū)域舉辦的展會，其重點可能就會放在產(chǎn)品宣傳推廣、市場調(diào)研等方面；而在一個企業(yè)業(yè)務發(fā)展較成熟的區(qū)域舉辦的展會，其重點則可能會放在企業(yè)形象宣傳、品牌提升，融洽客戶關(guān)系等。
同時，還可以通過上門或電話拜訪一些與自己沒有競爭的參展企業(yè)、相關(guān)的行業(yè)協(xié)會和雜志社，以了解展會主辦機構(gòu)的組織能力、展會的觀眾特征等；從以往的展會目錄中，可以知道哪些公司參加過該展會，比較這些公司是否每屆都參展及參展的力度。
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在企業(yè)確定好要參加的展會后，就進入到了參展準備這個事務性的工作階段。組織經(jīng)驗較豐富的展會主辦機構(gòu)此時一般都會向參展企業(yè)提供一份詳細的參展商手冊，對其在該階段應該完成的準備工作和時間期限都會提出要求。
企業(yè)參展負責人應保持與展會經(jīng)理的聯(lián)系，充分做好以下幾個方面的工作：展位的選擇與確認；展位的設計與搭建；展品運輸；各種宣傳資料、贈品或禮品等的準備；工作人員和展位人員的培訓。
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市場競爭的日益激烈，使得展前促銷在整個展會營銷計劃中變的越開越重要，其效果也更顯突出。一個策劃良好的展前促銷能夠象廣告一樣達到很好的宣傳效應，增大參展企業(yè)在展會期間受關(guān)注的力度。一般的展前促銷計劃有：直接郵寄：在展會前，通過電子邀請、郵寄宣傳材料，或者與主辦機構(gòu)合作在其對外的郵寄資料中宣傳，讓你的合作和潛在的客戶知道你將參加的一些行業(yè)展會和具體攤位號，在他們心目中樹立良好的形象。要注意把握好直接郵寄的時間與方式。
媒體宣傳：制定周密的媒體聯(lián)系計劃，選擇恰當?shù)臅r間通過報紙、行業(yè)刊物傳遞企業(yè)的參展信息和參展動態(tài)。內(nèi)容力求新穎、明了。
展位贈品：恰當選擇的展位贈品會給企業(yè)的展位帶來活力，有助于品牌認知度的建立和招徠更多的潛在目標客戶。贈品要有個性，這樣才能走進客戶的心里。還要注意所選用的贈品的數(shù)量和質(zhì)量。高質(zhì)量的贈品會給與會者留下深刻的印象，數(shù)量上則要根據(jù)觀眾類別數(shù)據(jù)作充足的準備。
同時，還應該特別注意贈品的派送方式。營造贈品稀缺的氛圍以激活贈品的生命力，提高客戶對它的價值感。不要讓參觀者隨意拿取贈品，而應該把它作為一種"酬謝"贈送給那些和公司代表交談或留下名片，填寫客戶信息，觀看產(chǎn)品演示的專業(yè)觀眾�？偠灾瑒�(chuàng)新的運用各種獎勵方法，能夠事半功倍，為你的展位吸引更多的注意力。
贊助活動：在展會舉辦期間，成功的展會主辦機構(gòu)會組織各類活動，以使展會靈動起來，錦上添花。參展企業(yè)可以根據(jù)需求與展會主辦機構(gòu)事先共同設計一些個性化的贊助活動，增加公司對行業(yè)人士的曝光機會，提升形象！
例如，由廣東鞋業(yè)廠商會和顯輝國際展覽有限公司于2004年6月在廣州主辦的第十四屆"廣州國際鞋類、皮革及工業(yè)設備展覽會"，在展會期間意大利一家皮革生產(chǎn)商與主辦機構(gòu)共同策劃了"潮流走廊"，以展示意大利皮革及鞋類設計的潮流信息，為該參展企業(yè)吸引了不少眼球，同時也為展會增添了許多亮色。
展會時間短，現(xiàn)場環(huán)境嘈雜、擁擠，要獲得最佳效果，應注意以下幾個事項:
�。ㄒ唬┈F(xiàn)場安排。對于攤位相對較小而參展人員較多的企業(yè)來說，在展會現(xiàn)場和觀眾洽談的空間會顯得比較狹窄、擁擠，很難實現(xiàn)交易的順利進行，有必要在展館周圍的賓館、酒店租用會議室，或者在下榻的賓館的房間與客戶接洽，這不僅可以創(chuàng)造較為寬松的環(huán)境，而且可以利用夜晚等閉館時間更廣泛、更深入地接觸經(jīng)銷商。
�。ǘ┙y(tǒng)一應對。洽談的原則是所有的人都應統(tǒng)一口徑，不能出現(xiàn)招商政策不一致的錯誤，否則會招致客商的不滿。這就需要事前的溝通，就引起誤解的招商政策進行深入的交流，某一具體問題該使用什么樣的說辭，面對不同經(jīng)銷商該如何處理，這都需要給出細致明確的方案。
�。ㄈ┖侠矸峙洹８鶕�(jù)參展人員的能力、經(jīng)驗，分配工作任務，商務談判、對外聯(lián)絡、后勤保障、展會信息搜集等，凡事都應具體到人，主次分明，這樣才能在實戰(zhàn)中分工合作，相輔相成。
�。ㄋ模┬蜗蠖Y儀。任何一個參展人員都是代表企業(yè)面對客戶，個人行為舉止如何，對企業(yè)品牌而言，并非小事一樁。做市場首先是做人，經(jīng)銷商再有實力，如果素質(zhì)太差就不能將其發(fā)展為代理商；同樣，好的經(jīng)銷商也會這樣考察企業(yè)。員工的素質(zhì)反映企業(yè)文化，企業(yè)文化差勁的公司經(jīng)銷商也會敬而遠之。因此，所有參展人員都應注意自身形象，面對客戶不卑不亢。在衣著上，最好是統(tǒng)一穿著企業(yè)商務裝。
�。ㄎ澹╈`活掌握招商政策。農(nóng)化產(chǎn)品的地區(qū)表現(xiàn)差異較大，不同地區(qū)氣候差異、作物布局、用藥習慣、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)水平高低、經(jīng)濟發(fā)達程度，對農(nóng)化產(chǎn)品的品種、包裝、供貨時間、首次供貨數(shù)量需求都不相同，這就不能強求經(jīng)銷商必須遵照同樣的條款才能獲得代理資格。面對這些情況，企業(yè)需要在權(quán)衡整體利弊的情況下靈活應用招商政策。
展會調(diào)研事項
該次展覽能滿足我們市場拓展的需要嗎？
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★展會日期是否合適？
★同期有別的展會舉辦嗎？
★展會地點是否便利？
★有多少與會者是來自目標市場的？
★有多少與會者是來自我們主要的服務地區(qū)的？
★組展機構(gòu)怎樣推廣展會？
★該展覽以往的業(yè)績?nèi)绾危?/p>
★哪些競爭對手將參展？
★展會組織是否提供以往參展商的聯(lián)系方法？
★公司中有人曾參加過這個展會嗎？
★我們可為此展會投資多少？
★展會組織對參展商的推廣會提供什么樣的協(xié)助？
★組展機構(gòu)可以提供參觀買家專業(yè)性的保證嗎？
★我們希望通過參展得到多少回報？
★該展會能為我們現(xiàn)行的市場策略服務嗎？
我們的需求是下面哪一項：提高現(xiàn)有市場的產(chǎn)品和服務？向現(xiàn)有市場推出新產(chǎn)品或服務？將現(xiàn)有的產(chǎn)品或服務投向新的市場？將新的產(chǎn)品或服務投向新的市場？增強公司在現(xiàn)有市場的形象？將公司推向新的市場？
★需要展出什么產(chǎn)品？
★在這次展會上誰是我們的目標觀眾？
★我們參展的目的是什么？
★我們有書面的參展計劃嗎？
★參展預算已確定了嗎？
★我們的展位已確定了嗎？
★訂金或必要的保證金已支付了嗎？
★怎樣的展位設計符合我們的要求？
★我們能使用現(xiàn)有的展示品嗎？
★我們需要新的展示品嗎？
★我們需要新的宣傳畫嗎？
★我們需要預定以下哪項展覽服務：楣板？電氣？地毯？視聽器材？給排水？展位清潔服務？植物擺設？電話？電腦？打印機？垃圾簍？家具？
★安全服務是否必要？
★是否安排好展位的安裝與拆卸？
★怎樣安排貨運？
★有什么需要了解的當?shù)卣邨l款？
★保險怎樣安排？
★酒店服務預訂好了嗎？
★注意展位付款的最后期限了嗎？
★需要提供展位信用卡交易方式嗎？
★需要營業(yè)執(zhí)照嗎？
★指引卡片已設計并打印好了嗎？
★展前推廣如何進行？
是否做了以下事情：發(fā)個人邀請函（包括介紹和回復函）？做廣告（貿(mào)易出版物，當?shù)孛襟w）？直郵廣告？電話推廣？公關(guān)？
★我們的展位號有否包含在展前的推廣材料中？
★需要印制額外的傳單、目錄和價目表嗎？
★印刷品準備好了嗎？
★對其他的公關(guān)活動做好了計劃嗎？
★我們的展覽指引條款已完成并寄出了嗎？
★怎樣的贈品能取得更好的效果？
★我們要組織以下什么樣的現(xiàn)場推廣活動：機場廣告／戶外廣告板？酒店電視廣告？運輸廣告？展會每日廣告？酒店房間推廣？展會目錄廣告？
★要預訂多少門票？
★歡迎儀式籌備好了嗎？
★展位上需要多少工作人員？
★誰是代表公司的最佳人選？
★展位經(jīng)理指定了嗎？
★參展人員的培訓準備好了嗎？
★定好展前會議的時間了嗎？
★參展人員熟悉展出的商品和服務嗎？
★是否組織好一個演示會？
★是否有一個準備回答問題的技術(shù)代表？
★是否為參展人員預訂了足夠的證件？
★參展人員是否有足夠的名片？
★展位時間表是否制定好？
★誰負責監(jiān)督展位的安裝和拆卸？
★該負責人是否清楚展會的出入程序？
★是否為參觀者提供引路服務？
★是否制定了每天的總結(jié)會時間？
★是否會向登記的參觀者寄出感謝信？
★怎樣監(jiān)管展會上的銷售？
★參展工作人員會得到怎樣的獎勵？
★展覽費用是否在預算之內(nèi)？
★是否應修改下一年的預算？
★還有什么別的國內(nèi)、國際展覽嗎?