各類(lèi)展覽會(huì)有各種不同的展品，水里游的小海鮮、天上飛的直升機(jī)、地上跑的活動(dòng)物均可入主展覽場(chǎng)地，那么對(duì)展覽會(huì)貨運(yùn)也就有相應(yīng)不同的要求。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的還是租用運(yùn)輸裝卸器械，或者干脆委托搬運(yùn)公司。他們可以在展覽會(huì)搬運(yùn)商那里得到很多有用的建議，因?yàn)楹笳哓?fù)責(zé)搭建過(guò)程和協(xié)調(diào)工作，比如在許多供貨商同時(shí)來(lái)到的時(shí)候安排先后順序，他們還出租人力和器械.
成千上萬(wàn)的觀眾涌進(jìn)展覽會(huì)，看到的是各家廠(chǎng)商各具風(fēng)格的展臺(tái)，那多姿多彩的場(chǎng)面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象，就在展覽會(huì)開(kāi)始之前，這里還是一片“有計(jì)劃、有組織的”的混亂，運(yùn)輸車(chē)輛橫七豎八，卡車(chē)司機(jī)忙著對(duì)號(hào)入座，參展商等侯著自己貨物的到來(lái)。展覽會(huì)貨運(yùn)的重頭戲首先是按時(shí)地搭建和拆除展臺(tái)，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。
對(duì)展覽會(huì)展臺(tái)搭建來(lái)說(shuō)一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說(shuō)按照搭建日期把卡車(chē)直接開(kāi)到展廳里，由展覽會(huì)搬運(yùn)商負(fù)責(zé)卸貨和中間儲(chǔ)存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié),可以節(jié)約一些相應(yīng)的費(fèi)用.另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運(yùn)即可。采用這種方式應(yīng)注意，時(shí)間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如.交通阻塞或事故等等。如果數(shù)量較小或是提前送貨，則最好集中運(yùn)輸。在開(kāi)始搭建之前，貨物應(yīng)運(yùn)抵展覽會(huì)搬運(yùn)商處，由他們暫時(shí)儲(chǔ)存貨物，并按照規(guī)定的時(shí)間運(yùn)到展臺(tái)位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運(yùn)人現(xiàn)場(chǎng)，一般在展館內(nèi)沒(méi)有一輛汽車(chē)起重機(jī)，可以起吊這些材料，但是如果展臺(tái)搭建過(guò)半，這樣的機(jī)器就難有用武之地了。當(dāng)然專(zhuān)業(yè)的展覽會(huì)搬運(yùn)商肯定能想方設(shè)法把所有的展品弄進(jìn)展廳，有時(shí)也演出“千鈞一發(fā)”的好戲。試想如果吊車(chē)與兩邊展臺(tái)的距離只有十來(lái)公分，與巨大的車(chē)身相比，這點(diǎn)空檔幾無(wú)異于“一發(fā)”了。遇到物件不能從大門(mén)處運(yùn)進(jìn)的情況，那么“老大難貨運(yùn)組”就泥上了用場(chǎng)，他們先要招物件從車(chē)上卸下，然后在其下安上輪子，最后用手工推入展廳。還有一種情況是參展商自行卸貨，而不委托展覽會(huì)搬運(yùn)商。這時(shí)，一般在搭建現(xiàn)場(chǎng)備有11種固定的器械供租用，其中包括叉式裝卸機(jī)和手動(dòng)小起重車(chē)。到了高峰期各種機(jī)器，甚至一些特殊機(jī)械，如10噸的鏟車(chē)都紛紛投入使用，有時(shí)40臺(tái)機(jī)械同時(shí)不間斷地工作，一眼望去，搭建現(xiàn)場(chǎng)上機(jī)器車(chē)輛高低錯(cuò)落，大有疊床架屋之感。在這種情況下，參展商最好較早地預(yù)約運(yùn)輸時(shí)間，提前一個(gè)半月到倆個(gè)月為宜。展覽會(huì)服務(wù)手冊(cè)中附有預(yù)約表格.上面列有時(shí)間、器械和人員需要。參展商要特別注意準(zhǔn)確地填寫(xiě)以下幾點(diǎn)：
材料運(yùn)往哪里？（展廳和展臺(tái)號(hào)碼)材料什么時(shí)候運(yùn)輸？需要哪些器械？何時(shí)需用這些器械？需用多長(zhǎng)時(shí)間？需要多少人力？
兩種方法相比較，各有千秋。雇用展覽會(huì)搬運(yùn)商，費(fèi)用無(wú)疑不菲，參展商特別是中小企業(yè)理當(dāng)精打細(xì)算。另一方面搬運(yùn)商也自有一番道理，他們認(rèn)為，參展商把一項(xiàng)運(yùn)輸計(jì)劃一攬子委托給搬運(yùn)商，這是員保險(xiǎn)的做法。因?yàn)樽鳛閷?zhuān)業(yè)隊(duì)伍他們能夠面面俱到，例如他們可以按照專(zhuān)業(yè)要求，把出于安全原因不能在展覽現(xiàn)場(chǎng)存放的運(yùn)輸容器合理地儲(chǔ)存，每個(gè)有關(guān)的展覽商得到一個(gè)計(jì)算機(jī)標(biāo)簽，上面注有名稱(chēng)、展廳和展臺(tái)號(hào)碼，他們把這些標(biāo)簽貼在空容器上，交給搬運(yùn)商保管。搬運(yùn)商還可提供其它服務(wù)，例如測(cè)量、運(yùn)輸、保管及臨時(shí)確定撤展日期等。
“天下無(wú)不散的宴席”，這句話(huà)用來(lái)形容展覽會(huì)再貼切不過(guò)了。干辛萬(wàn)苦搭成的展臺(tái)在幾日熱鬧之后又要“無(wú)可奈何花落去”了。貨物回運(yùn)有時(shí)在展前就作好了計(jì)劃.但展覽當(dāng)中才決定亦屬正常。因?yàn)閰⒄股涕_(kāi)始時(shí)難以決定，哪些東西要帶回去。宣傳手冊(cè)分發(fā)了，許多展品也將賣(mài)掉。如果定了如上所說(shuō)的一攬子委托合同，那么展覽會(huì)搬運(yùn)商還負(fù)責(zé)把這些東西運(yùn)到新主手里，并與海關(guān)談判確定貨物進(jìn)口的有關(guān)事宜。
最后一項(xiàng)工作盡管也需要經(jīng)驗(yàn)，但是即使最有經(jīng)驗(yàn)的搬運(yùn)商也不敢夸口他們?cè)诟鲊?guó)海關(guān)都“路路通”，畢竟國(guó)情有別。所以，參展商可以把展臺(tái)搭建的業(yè)務(wù)一攬于委托出去，但如果認(rèn)為因此就可以高枕無(wú)憂(yōu)了，顯然過(guò)于樂(lè)觀，直到走好最后一步棋才算大功告成！找搭建商并非一件易事：
展商一定要謹(jǐn)慎選擇有經(jīng)驗(yàn)，有能力，有水準(zhǔn)的公司合作。在展會(huì)上經(jīng)常能看到一些公司要么是在展館大門(mén)口分割展具，因?yàn)樗麄儧](méi)有按照電梯的通貨尺寸制作；要么是沒(méi)有刷防火涂料；要么是搭建時(shí)間不夠用，在展場(chǎng)與甲方爭(zhēng)吵；要么是展臺(tái)干脆搭不起來(lái)等諸多的問(wèn)題。所以應(yīng)特別提醒展商注意：
⑴必須嚴(yán)格考察所選合作公司是否有工廠(chǎng)。沒(méi)有工廠(chǎng)的公司是很危險(xiǎn)的。以上所提及的幾種現(xiàn)象就是因沒(méi)有工廠(chǎng)造成的。因?yàn)闀?huì)展的工程量80%是要在工廠(chǎng)完成的（展館加班費(fèi)很昂貴，少則幾千，多則幾萬(wàn)）。
⑵考察是否是專(zhuān)業(yè)工廠(chǎng)，不要看有幾個(gè)木工干活就是展覽工廠(chǎng)。展覽工廠(chǎng)應(yīng)當(dāng)具備有專(zhuān)業(yè)設(shè)備儲(chǔ)備，展具、燈具庫(kù)存，搭建設(shè)備等條件。因?yàn)榇筮B有很多工廠(chǎng)都是從做櫥柜、家裝轉(zhuǎn)化來(lái)的，不具備專(zhuān)業(yè)的搭建能力和服務(wù)。
⑶千萬(wàn)不要輕信展館工作人員的推薦，因?yàn)榇筮B展館是不允許展館工作人員指定搭建的，但很多是為了爭(zhēng)取大的利潤(rùn)與外面小公司進(jìn)行勾結(jié)，并向甲方做很多不負(fù)責(zé)任的承諾。
⑷要有詳細(xì)的規(guī)范合同。從工廠(chǎng)的廠(chǎng)址、搭建的時(shí)間等，不要只相信最低的價(jià)格，工廠(chǎng)管理到位的公司一般公司運(yùn)營(yíng)管理費(fèi)（即使找大連最大規(guī)模的展覽工廠(chǎng)）每天也不會(huì)超過(guò)3000元。
⑸要在合同內(nèi)注明安全責(zé)任，火災(zāi)責(zé)任，搭建時(shí)間責(zé)任和工人的安全賠償責(zé)任。正常會(huì)展違約合同，專(zhuān)業(yè)公司的違約責(zé)任是參展費(fèi)用和展臺(tái)制作費(fèi)用加倍賠償。
⑹必須要蓋法人章和公司合同印鑒，網(wǎng)傳合同不能以簽字為準(zhǔn)。
以上是提供到大連參展展商應(yīng)注意的幾點(diǎn)，展商應(yīng)謹(jǐn)慎考察，不應(yīng)該只相信電話(huà)等。其次提醒展商最好是自己提供最專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)圖紙，并將圖紙的搭建責(zé)任交與搭建方承擔(dān)。不方便親自考察的客戶(hù)，應(yīng)由當(dāng)?shù)氐姆种C(jī)構(gòu)或朋友代理考察，完畢后再簽訂合同！
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