參加會展是獲得信息的信息交流平臺。因而參加會展展覽會也以成為企業(yè)整個市場拓展工作的重要組成部分,應(yīng)被列為全盤市場計(jì)劃之中。在確定了參展后,選擇合適的展覽會是關(guān)鍵。
然后注意一下幾點(diǎn):
一:報(bào)展程序:
選擇某個展覽后,與主辦單位取得聯(lián)系,對方會傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。
填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認(rèn)之后,您還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者,這樣您的展位便得到最后的確定。
二:費(fèi)用預(yù)算
參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車長途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會議室租賃費(fèi)等。
三:展臺位置
展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃,按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置,或者是以展位費(fèi)的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇?傊,越早將參展申請表格遞交給大會主辦者,越容易得到好的位置。
除國內(nèi)某些大型商品定貨會仍采用面積較小的展位外,通常展覽會的展位面積為9平方米(3MX3MX2.5M),成為標(biāo)準(zhǔn)展臺。大會主辦負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施,包括三面展墻,二個能固定在展墻上的射燈,一個展桌(長1米,寬50厘米,高80厘米),二把椅子,地毯,220V5A三項(xiàng)電源插座一個,以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無特殊要求,眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。
展覽會的標(biāo)準(zhǔn)展位中,有一種特殊的位置 -- 位于每行展位的頂端,是最多只有兩面展墻的展位,它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道,能更多接觸到參觀者。因此,如果您越早申請參展,您越有機(jī)會向大會主辦者尋求該種展位。特裝修超過四個或者四個以上的標(biāo)準(zhǔn)展位的面積時,您可以只預(yù)定光地面積,而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場定位、展覽期間的活動安排,做出別出心裁的獨(dú)特裝修。展位的裝修大會提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建,展墻、桌椅都采用的防火材料,在做特裝修時要特別注意,如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物,應(yīng)涂上防火材料。
五:家具:
大多數(shù)參展商會有這樣的感受,就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館以及展覽服務(wù)公司,可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時租用服務(wù)。水、電、煤氣如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等,您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強(qiáng)調(diào),在收取一定的費(fèi)用后,大會主辦者會安排、并可以提供這些服務(wù)。
電話
您可以申請?jiān)谡褂[期間租用電話線(國內(nèi)長途DDD,和國際長途IDD),但要提前向主辦單位提出,以免除不必要的加急費(fèi)用。
六:物品保管
展覽期間,大會組織者對展會提供安全保障,展覽館出入口設(shè)有保安,大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險(xiǎn)柜租用存放服務(wù)。展覽期間人了人往,難免零亂,所以小件展品和貴重物品等應(yīng)自己妥善保管。如果是特裝修的展位,不要忽略了貯藏室的設(shè)計(jì)和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標(biāo)準(zhǔn)展位的參展工作人員則應(yīng)隨身攜帶公文箱包,用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財(cái)?shù)取?/span>
包裝箱的存放展覽開始之前,主辦者和展覽館管理者、展覽運(yùn)輸服務(wù)公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料,或者指定統(tǒng)一存放的倉庫,這是為展位整潔的需要,同時也是防火安全的要求。通常,展覽結(jié)束撤館時,包裝材料要退還或自行領(lǐng)走。
七:展品的運(yùn)輸
大會主辦者會在 " 參展細(xì)則 " 里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址,您可以按此,將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理,運(yùn)輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。
八:布展和撤展
大會組織者通常會給布展留出足夠的時間,大會展覽會的布展時間為3天以上,并且可以在正常工作時間之外加班施工。在大會最后一天,觀眾清場以后即可以開始撤展。
九:清潔服務(wù)
大會免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生,但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。
十:工作證
參展人員報(bào)導(dǎo)時,大會主辦者會提供參展工作證,一般一個標(biāo)準(zhǔn)展位提供2 - 3個工作證。工作證也是通行證,在整個布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬,這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會,您可以列出名單,將入場券和名片一起寄給這些嘉賓,邀請他們前來參觀和見面。
十一:會刊
每個展覽會都要出版一期展覽會會刊或參展商名錄,可免費(fèi)列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹,這是展覽會的重要一環(huán)而不可忽視,它是展覽會的延續(xù)。那些在展覽會上沒有看到您們的參觀,那些沒有來參觀該展覽會的人們,都可以在會刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費(fèi),在會刊上刊登廣告,其效果當(dāng)然更加明顯。
十二:場地廣告
除會刊宣傳外,大會主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場地廣告,包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場地熟悉、有經(jīng)驗(yàn)的參展單位的展覽策劃者會最早占領(lǐng)有利的位置。
十三:技術(shù)講座
部分展覽會還同期舉辦技術(shù)講座和研討會,除大會特別要請的專題報(bào)告講座外,參展商也可以要求在期間舉辦一場或者多場講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式,這些有備而來的參加者,非普通聽眾,而是專業(yè)人士,這是您發(fā)展用戶的良好機(jī)會。通常,在交納規(guī)定的費(fèi)用后,大會主辦者提供會議室和基本的會議設(shè)備。特殊的會議設(shè)備,您可以預(yù)先甚至臨時租用。請繼續(xù)看下段文字。舉辦活動及租用會議設(shè)備為了吸引觀眾,參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動,如小型產(chǎn)品講座,技術(shù)講座,有獎活動,發(fā)送小紀(jì)念品,甚至新穎的文藝演出。總之,應(yīng)在有限的時間、場地和經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)達(dá)到最好的宣傳效果。這些活動所需要的設(shè)備,包括上述會議、技術(shù)講座所需要的設(shè)備,如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機(jī)、VCD、DVD等。參展人員的選用選用了合適的參展人員,便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績。參展人員應(yīng)具備以下基本條件:對公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專業(yè)知識;自信、適應(yīng)能力強(qiáng);性格外向,易于與各種人交談;有參展經(jīng)驗(yàn);身體健康,樂于出差。著裝除日用消費(fèi)品、食品的展銷活動、娛樂性展示活動和產(chǎn)品促銷活動的需要外,展覽會期間應(yīng)穿著正式服裝。首先,在展位里您是公司的發(fā)言人,代表的是公司的形象,另一方面也是對參觀者的尊重。如果能配合展臺的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝,則效果會不同凡響
十四:食宿
如果您對展覽所在的城市不熟悉,您可以住宿在大會推薦的招待所、賓館和飯店。大會組織者推薦的住所通常是距離展館較近,來往展館交通方便并且價格適中。通常情況,大會會安排展覽期間的午餐供應(yīng)。
十五:展覽資料的準(zhǔn)備
參加展覽會之前您要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料,包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價格清單,其使用量往往會超過您的預(yù)料,所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。會后的聯(lián)系展會期間,參觀者只是對您有了粗淺的認(rèn)識,真正的生意往往會來自于會后。
展覽會雖結(jié)束,生意則剛剛開始。所以切記兩點(diǎn):一、展會期間的用戶訪談記錄;這是您的第一筆財(cái)富;二、會后資料的整理:用戶跟蹤聯(lián)系!
祝您參展愉快!
本文章由鑫淼展覽編輯,轉(zhuǎn)載請保留連接www.laidrite.com