華良先生是德國科隆國際博覽會在中國總代理德信公司駐深圳辦事處的代表。他在華南地區(qū)從事國外展的推廣已有5年時間。作為
展覽業(yè)的資深人士，一方面他接觸到越來越多的出口企業(yè)對參展表現(xiàn)出極大的興趣，另一方面又經(jīng)常在科隆各
展會現(xiàn)場接觸到大量的國外參展商。中國出口企業(yè)在很多方面存在的差距讓他有很多的感慨，他熱切地希望自己的一些建議能對中國參展商有所幫助。
美國展覽業(yè)研究中心出版的《展覽會的力量》中統(tǒng)計表明，展會是出口商銷售產(chǎn)品的重要途徑。在各種營銷方式中，貿(mào)易展會的成交額僅次于直銷。而且，展會是出口商接觸買家的重要渠道。90%的被調(diào)查采購商認(rèn)為，展會是采購信息最重要的來源；有3/4的買家在貿(mào)易展會上找到了新的供貨商，超過1/4的買家在展會上購買產(chǎn)品。
在參加展會之前，首先要選擇最適合自己公司的展會，并從人員安排、名片和宣傳資料、樣品乃至小禮品方面做充分的準(zhǔn)備，布置好展臺，在展會上注重公司形象，才可能獲得最大的收益。
選擇展會：成功的第一步
選擇好合適的展會是第一步，沒有這個前提，再良好的展場表現(xiàn)都是于事無補�！耙x擇最有影響力的展會�！睋�(jù)華良介紹，比如科隆展會上的歐洲買主最多，新加坡展覽主要針對亞洲市場，巴黎和斯德哥爾摩屬于區(qū)域性展會。至于同一行業(yè)的展會，世界知名的就是那么幾家，但也各有不同特點。例如，五金展以科隆五金展和芝加哥五金展最出名，而科隆五金展則尤其適合中國的產(chǎn)品，因為采購的買家有各種層次，主要以分銷商和進(jìn)口商為主。每一屆中國館的參觀者都是人山人海，他們對價廉物美的中國產(chǎn)品需求非常大。瞿小姐在一家貿(mào)易公司經(jīng)營五金產(chǎn)品出口，今年3月第一次參加科隆五金展，主要出發(fā)點是開拓歐洲市場。她表示等歐洲市場的客戶和業(yè)務(wù)理順之后，他們會考慮參加芝加哥五金展，以開拓美洲市場。
現(xiàn)在的展會專業(yè)性越來越強，所以，出口商應(yīng)根據(jù)自己的行業(yè)特點，首先摸清楚世界上本行業(yè)的知名展會有哪一些，各有什么特點；同時要根據(jù)地域特點綜合考慮。比如，一個生產(chǎn)戶外電暖氣的制造商就應(yīng)該多參加北歐舉行的家用電器展會，因為那里的氣候嚴(yán)寒，市場上對這種產(chǎn)品有需求。如果參加南歐地區(qū)的展會，則有點不對路。
德國作為一個展業(yè)大國，各知名展覽公司舉辦的展會已具權(quán)威性。參展者應(yīng)根據(jù)自身需求，進(jìn)行精心選擇。專業(yè)的展覽組織者會在給參展申請者的資料里對展會做出詳細(xì)的介紹，內(nèi)容有：展品類別；上屆的規(guī)模、主要參展商、參觀人數(shù)和構(gòu)成等。從這些組織機構(gòu)的網(wǎng)站上也能獲取展會的詳細(xì)資料。
當(dāng)然，專業(yè)和綜合性也可以結(jié)合考慮。華良的一個客戶，生產(chǎn)映像器材，他們除參加科隆的映像器材展覽外，還參加美國的一個非常專業(yè)的槍枝展。因為他們在科隆可以展出民用和天文望遠(yuǎn)鏡，而在美國他們可以展出槍枝上專用的瞄準(zhǔn)鏡。兩個展會的效果都非常不錯。
1決定是否參加一個展會的時候，還可以向參加過該展會的同行了解一下，看他們?nèi)绾卧u價該展會、實際效果如何。通過組團參展的出口商尤其要注意，因為少數(shù)的不良組織者會單純?yōu)榱速嶅X，說服甚至誘騙你參加并不是非常對口的展會。
還有一個了解展會的有效途徑是，第一次可以不買展位，只是去參觀。切身體驗得來的是最寶貴的經(jīng)驗。這樣花費比實質(zhì)參展要小一些。
參展前準(zhǔn)備：周密細(xì)致精準(zhǔn)為佳
目前世界各大展覽組織機構(gòu)都在中國設(shè)有分支機構(gòu)，承攬中國參展商的出境參展服務(wù)。參展商一般必須提前6個月報名，一旦報名，就等于同主辦機構(gòu)簽定了合同，如果到時候不參加，主辦機構(gòu)的攤位沒有轉(zhuǎn)讓出去，那么他們會照樣向你索取參展費用。否則，你的違約行為會被記錄在案，當(dāng)你下次再想?yún)⒄沟臅r候，你的資格就成問題了。所以，華良建議，出口商在確定參展時必須是嚴(yán)肅認(rèn)真的，不能抱有這樣的想法：反正現(xiàn)在又不必交錢，先報上名再說。
布展所需的展品應(yīng)該提前40天左右發(fā)運，收貨人按照參展說明上指定的貨運代理人填寫，因為他們在展館設(shè)有辦事機構(gòu)，可以將貨物直接送到自己的展位上。當(dāng)然，這樣運輸?shù)馁M用比較貴，但是，如果參展商自己安排的話，雖然會節(jié)省一點運費，但是會非常麻煩并且也不能保證能準(zhǔn)時到達(dá)。
有一點特別應(yīng)該注意，就是中國參展商一般是租用標(biāo)準(zhǔn)展位，也就是9平方米，或者12平方米，所以不必帶太多的展品。例如家具、鞋類，每個型號的樣品只須帶一件小一點尺碼的即可。展品太多，一是運費支出大；二是擺放起來太麻煩，達(dá)不到理想的效果；三是展后處理起來比較麻煩。瞿小姐還介紹，參展前最好弄清楚當(dāng)?shù)厥袌龅漠a(chǎn)品需求特點，這樣可以有的放矢地帶樣品，否則，帶過去一大堆樣品，既麻煩又起不了什么作用。
還有一點需要特別注意的是，帶去的展品一定不能是侵權(quán)產(chǎn)品。國外展會上有一個特殊的人員設(shè)置，即知識產(chǎn)權(quán)警?。他往往對某類產(chǎn)品的專利成果爛熟于胸，在展會上對同類產(chǎn)品進(jìn)行甄別，一旦有侵權(quán)產(chǎn)品出現(xiàn)就會按有關(guān)規(guī)定沒收或逐出展場。而且，有這種記錄的企業(yè)以后也不會被允許參加下屆展會。
印制的有關(guān)公司和產(chǎn)品介紹的文字資料和個人名片，應(yīng)該力求精美，并且數(shù)量要足。對于有的產(chǎn)品資料，如果出于保密考慮，也可以帶一臺手提電腦，演示給一般客人看，只有自己判斷是真正買家的人，才派發(fā)圖文資料。